Chia sẻ màn hình trên Microsoft Teams không chỉ là một kỹ năng hữu ích mà còn là một phương tiện quan trọng để tăng cường tương tác và hiệu suất trong các cuộc họp trực tuyến. Trong bài viết này, chúng ta sẽ khám phá cách share màn hình trên Teams giúp bạn mở rộng khả năng sử dụng ứng dụng Teams của mình.
Hướng dẫn share màn hình trên Teams
Để share màn hình trên Teams, bạn chỉ cần thực hiện các bước sau:
Bước 1: Mở ứng dụng Microsoft Teams trên máy tính và đăng nhập vào tài khoản của bạn nếu có yêu cầu. Sau đó, tham gia vào cuộc họp của bạn.
Bước 2: Nhấp vào nút “Chia sẻ”, nằm bên cạnh nút “Rời đi” trên thanh công cụ của ứng dụng Teams. Nếu muốn, bạn cũng có thể sử dụng tổ hợp phím tắt Ctrl + Shift + E thay vì nhấp vào nút “Chia sẻ”.
Bước 3: Sau khi nhấp vào nút “Chia sẻ”, một menu sẽ xuất hiện dưới nút đó. Trong menu này, bạn sẽ thấy các lựa chọn để chọn tùy thuộc vào cách bạn muốn chia sẻ màn hình.
Nếu bạn lựa chọn “Màn hình” trên Teams, ứng dụng sẽ chia sẻ toàn bộ nội dung trên màn hình máy tính của bạn. Ngược lại, nếu bạn chọn “Cửa sổ”, chỉ một cửa sổ cụ thể mà bạn đang sử dụng sẽ được hiển thị. Trước đây, Teams cũng cung cấp tùy chọn “PowerPoint” để hiển thị bản trình bày đã tạo và tùy chọn “Duyệt” để mở các tệp đã lưu trên máy tính. Bạn cũng có thể sử dụng nút “Bao gồm âm thanh máy tính” để bật hoặc tắt âm thanh kèm theo màn hình hoặc cửa sổ bạn đang chia sẻ.
Bước 4: Ngay sau khi nhấp vào nút “Chia sẻ”, màn hình của bạn sẽ bắt đầu hiển thị nội dung bạn đã chọn. Trên hầu hết các thiết bị, bạn sẽ thấy một đường viền màu đỏ bao quanh nội dung đang được chia sẻ. Ở phía đầu màn hình, có một thanh hiển thị các tùy chọn khác nhau.
Nếu bạn muốn cho phép một thành viên khác trong cuộc họp điều khiển màn hình của bạn, chỉ cần nhấp vào tùy chọn “Cung cấp quyền kiểm soát”. Để chia sẻ âm thanh, bạn chỉ cần nhấp vào biểu tượng màn hình máy tính, nằm ngay bên cạnh tùy chọn “Dừng trình bày”. Tùy chọn này giúp bạn dễ dàng ngừng chia sẻ màn hình ngay lập tức.
Bước 5: Nếu bất kỳ khi nào bạn không thấy thanh tùy chọn như đã mô tả ở bước trước, bạn vẫn có khả năng dừng việc chia sẻ màn hình của mình mọi lúc. Đơn giản chỉ cần nhấp vào nút “Dừng chia sẻ” (được biểu thị bằng một hình vuông có chữ X bên trong), nằm ở góc phải dưới cùng của màn hình máy tính, ngay dưới bộ đếm thời gian.
Lưu ý khi share màn hình trên Teams
Như bạn đã thấy, việc chia sẻ màn hình trên Teams là khá thuận tiện và không đòi hỏi nhiều thời gian để bắt đầu. Tuy nhiên, có một số điều quan trọng mà bạn cần nhớ khi chia sẻ màn hình của mình với người khác:
- Đảm bảo rằng bạn chỉ chia sẻ màn hình trên Teams với những người mà bạn muốn họ xem. Trong trường hợp chia sẻ màn hình trong cuộc họp nhóm, hãy đảm bảo chỉ chia sẻ thông tin cần thiết và tránh chia sẻ thông tin nhạy cảm mà bạn không muốn người khác biết.
- Nếu bạn đang chia sẻ màn hình trong cuộc họp quan trọng hoặc có nội dung nhạy cảm, hãy tắt thông báo từ các ứng dụng trên máy tính để tránh hiển thị thông báo trên màn hình chia sẻ của bạn.
- Nếu bạn muốn ngăn chặn người xem chỉnh sửa nội dung trong màn hình chia sẻ, hãy sử dụng tùy chọn “Cửa sổ” để chỉ chia sẻ một cửa sổ ứng dụng cụ thể mà bạn đang sử dụng.
- Đảm bảo rằng kết nối Internet của bạn ổn định và tốc độ mạng đủ nhanh để hỗ trợ việc chia sẻ màn hình và giảm độ trễ khi chia sẻ.
- Cuối cùng, hãy nhớ chọn tùy chọn “Dừng chia sẻ” khi bạn muốn kết thúc việc chia sẻ màn hình. Điều này giúp ngăn người khác tiếp tục xem màn hình sau khi cuộc họp kết thúc, và tránh quên bước này để duy trì sự bảo mật.
Lợi ích của việc share màn hình trên Teams
Biết cách chia sẻ màn hình trên Teams mang lại nhiều ưu điểm lợi ích:
- Tương tác và Đồng bộ: Chia sẻ màn hình giúp tăng cường tính tương tác và đồng bộ trong cuộc họp. Mọi người có thể theo dõi và chia sẻ thông tin trực tiếp trên màn hình, tạo điều kiện cho sự tương tác và sự hiểu biết chung.
- Tiết kiệm thời gian và Tăng hiệu quả: Việc chia sẻ màn hình giúp tiết kiệm thời gian và tăng hiệu quả làm việc. Không cần phải gửi tài liệu qua email hoặc trao đổi thông tin một cách trực tiếp, nhóm có thể làm việc hiệu quả hơn.
- Hướng dẫn từ xa: Chức năng chia sẻ màn hình hỗ trợ giảng viên hoặc người hướng dẫn dễ dàng truyền đạt kiến thức và hướng dẫn từ xa mà không cần gặp mặt trực tiếp, đặc biệt quan trọng trong môi trường làm việc hiện đại.
- Cộng tác và Trao đổi thông tin: Teams giúp nhân viên cộng tác và trao đổi thông tin một cách thuận tiện. Tính năng chia sẻ tài liệu và ứng dụng nhanh chóng giúp tăng cường sự linh hoạt trong quá trình làm việc nhóm.
- Linh hoạt trong công việc: Chia sẻ màn hình tăng cường tính linh hoạt cho nhân viên làm việc từ xa, giúp tiết kiệm chi phí văn phòng và tạo điều kiện cho môi trường làm việc linh hoạt.
Với vài thao tác cơ bản, việc chia sẻ màn hình trên Teams trở nên đơn giản và hiệu quả. Bạn chỉ cần làm theo hướng dẫn để khám phá thêm khả năng tương tác và linh hoạt trong các cuộc họp trực tuyến của mình. Hãy bắt đầu ngay để trải nghiệm sự tiện lợi và tạo ra những trải nghiệm làm việc và học tập trực tuyến mượt mà hơn.
